L’Intelligence Artificielle au Service de la GED

L’IA transforme la Gestion Documentaire

Avec la numérisation croissante des entreprises, la Gestion Électronique de Documents (GED) est devenue essentielle pour faciliter la dématérialisation, l’accès aux données et l’optimisation des processus. Cependant, face à l’explosion des données, les systèmes traditionnels de GED montrent vite leurs limites. L’intelligence artificielle (IA), avec des technologies comme la reconnaissance optique de caractères (OCR), le traitement automatique du langage naturel (TALN) et l’apprentissage automatique (machine learning), joue un rôle clé dans ce contexte. L’IA permet d’automatiser le classement, détecter les doublons et simplifier la prise de décision, rendant la gestion documentaire plus efficace et réactive. 

Chez Arondor, nous intégrons ces technologies dans nos projets GED. Nous collaborons avec des partenaires comme Docuware, Hyland, Box, IBM ou Uxopian, pour rendre la GED plus agile et intelligente.

I. Les Défis de la Gestion Électronique de Documents (GED)

Explosion des volumes et diversité des formats :

Les documents sont omniprésents dans les organisations et circulent sous de nombreux formats. Sans une solution centralisée et intelligente, cette masse d’informations devient difficile à exploiter. Cela entraine une pertes de temps, doublons et surcharge administrative. 

La GED permet de centraliser et structurer ces contenus de manière cohérente. Cependant face à l’ampleur du flux documentaire, les outils traditionnels ne suffisent plus.

Recherche et accessibilité : un enjeu clé pour la productivité

La recherche et l’accessibilité des documents représentent un enjeu majeur pour la productivité, avec 20 à 30 % du temps de travail qui lui est consacré. Une GED efficace doit garantir un accès rapide, pertinent et sécurisé aux documents grâce à une indexation intelligente, une recherche avancée, et une gestion des droits d’accès adaptée.

Avec l’augmentation des volumes de documents, l’IA joue un rôle clé en améliorant la pertinence des résultats grâce à des moteurs de recherche sémantiques et des systèmes de recommandation. Des solutions comme Docuware et Hyland intègrent ces technologies pour optimiser la recherche documentaire, ce que nous approfondirons dans la suite de cet article.

Sécurité et conformité : un impératif stratégique

Les documents d’entreprise contiennent souvent des données sensibles ou à valeur juridique, nécessitant une gouvernance rigoureuse. Une GED moderne doit répondre à des exigences de sécurité strictes. Nous pouvons entre autre citer le chiffrement des données, la traçabilité des accès, des sauvegardes automatisées, et une authentification forte (MFA). Elle doit également garantir la conformité avec des normes comme le RGPD, l’ISO 27001 et l’HDS pour le secteur médico-social. La non-conformité peut entraîner des amendes et nuire à l’image de l’entreprise.

C’est pourquoi Arondor accompagne les entreprises dans la mise en place de solutions GED sécurisées et conformes, avec des mécanismes de traçabilité et de contrôle. Face à ces défis, l’intégration de l’intelligence artificielle devient essentielle pour améliorer l’efficacité et la pertinence des automatisations. Nous explorerons comment l’IA répond à ces enjeux dans la suite de cet article.

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II.Comment l’Intelligence Artificielle révolutionne la GED ?

Alors que les systèmes de GED traditionnels se basent sur des règles manuelles, l’intelligence artificielle permet une gestion documentaire intelligente, automatisée et évolutive. Ses capacités, évoquées précédemment, révolutionnent la manière dont les documents sont traités et exploités.

Classification et indexation automatiques

L’un des principaux apports de l’IA en GED est sa capacité à analyser et classifier automatiquement le contenu des documents. Cela est possible grâce au traitement intelligent de document (IDP). L’IA peut identifier le type de document structuré ou non, extraire les métadonnées pertinentes et l’indexer sans intervention humaine.

Avec le traitement du langage naturel (NLP) et le machine learning, le système s’améliore continuellement pour mieux comprendre même les documents mal scannés ou non structurés. Cela réduit considérablement le temps de gestion documentaire, augmente la fiabilité du classement et limite les erreurs humaines.

Des solutions comme Docuware utilisent l’IA pour indexer automatiquement les documents dès leur capture avec leur fonctionnalité “Intelligent Indexing”. Uxopian, quant à lui, développe des moteurs de traitement documentaire sur-mesure, capables de reconnaître et classer des structures complexes ou spécifiques à un secteur avec une grande précision.

Recherche intelligente et compréhension contextuelle

L’IA améliore considérablement la recherche documentaire en utilisant des moteurs de recherche intelligents qui vont au-delà des mots-clés exacts ou des noms de fichiers. Grâce à des algorithmes sémantiques, ces moteurs comprennent l’intention de l’utilisateur.

Par exemple, une recherche comme “contrats de prestation 2023 signés par Dupont” peut retourner des documents pertinents, même si les termes ne sont pas exactement les mêmes. Cela repose sur :

• La recherche sémantique
• L’analyse contextuelle des requêtes
• La suggestion automatique de documents connexes

Cette approche améliore la productivité des équipes, en particulier dans des secteurs comme le juridique, les RH ou les back-offices bancaires et assurances, où un accès rapide et précis à l’information est essentiel.

Extraction automatique d’informations clés

L’IA permet d’extraire automatiquement des données spécifiques à partir de documents complexes, une fonctionnalité appelée “data capture intelligente”. Cela offre plusieurs avantages, tels que :

• L’automatisation des processus métiers (ex : déclenchement d’un paiement ou d’un workflow de validation)
• Une mise en conformité plus rapide (identification automatique de mentions légales ou de clauses RGPD)
• Une meilleure exploitation des contenus pour l’analyse ou le reporting

Dans nos projets, nous utilisons des solutions comme Docuware pour l’extraction de données métiers complexes et Alfresco pour orchestrer des flux de données dans des environnements réglementés.

Veille, sécurité et conformité assistées par l’IA

Dans le domaine de la sécurité documentaire et de la conformité, l’IA joue un rôle crucial en permettant de :

• Détecter des anomalies ou comportements suspects lors de l’accès aux documents
• Aider à la mise en conformité RGPD en identifiant automatiquement les données personnelles
• Proposer des alertes ou rappels (ex : échéances de conservation, contrats arrivant à expiration)
• Appliquer des politiques de rétention automatisées, selon les obligations légales (HDS, ISO 27001, etc.)

L’IA devient un véritable allié dans la gestion du risque documentaire. C’est pourquoi Arondor propose d’intégrer GED intelligente et IA pour anticiper les risques, automatiser les contrôles et assurer une conformité durable.

Ainsi, la GED évolue d’un simple outil d’archivage à une plateforme proactive, capable d’analyser, comprendre, anticiper et agir, offrant aux entreprises agilité, conformité et compétitivité.

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III. Cas d’usage

L’intelligence artificielle, intégrée aux solutions de GED, révolutionne la gestion documentaire en offrant des processus plus rapides, plus précis et plus conformes. Voici trois cas d’usage concrets dans des secteurs clés où l’IA, et notamment l’IA générative, améliore l’efficacité, la conformité et la qualité du service :

Secteur juridique : gestion intelligente et proactive des contrats

Les directions juridiques et les cabinets d’avocats gèrent une multitude de contrats, où la rigueur, la traçabilité et la rapidité d’analyse sont essentielles. L’IA permet :

• Classement automatique des documents (NDA, contrats de prestation, CGV, etc.).
• Extraction des clauses sensibles : durée, pénalités, résiliation, exclusivité.
• Détection des écarts par rapport aux modèles standards ou à la politique contractuelle de l’entreprise.
• Recherche intelligente de documents spécifiques (ex : contrats fournisseurs signés après janvier 2023 avec clause de pénalité).
• Comparaison de versions pour identifier les modifications.
• Rédaction automatique de courriers types : mise en demeure, demande de renégociation.

Résultat : une gestion plus rapide, plus sûre et pilotée par la donnée.

Ressources humaines : GED intelligente au service de l’expérience collaborateur

La gestion documentaire RH est souvent complexe et chronophage, et elle comporte des risques de non-conformité (RGPD, temps de conservation, données sensibles). L’IA permet de :

• Tri et classement automatiques des documents RH (contrats, bulletins, arrêts maladie).
• Contrôle de la complétude des dossiers salariés avec alertes en cas de documents manquants.
• Recherche contextuelle intelligente (ex : contrats en alternance signés en 2022 avec clause de mobilité).
• Synthèse automatisée des dossiers pour revue RH ou départ.
• Préparation automatique de documents RH : attestations, réponses à demandes, lettres personnalisées.
• Extraction de données pour alimenter le SIRH ou produire des tableaux de bord sociaux.

Résultat : des processus RH plus réactifs, conformes et un meilleur accompagnement des collaborateurs.

Assurance : optimisation du back-office et amélioration de la relation client

Dans les compagnies d’assurance, le back-office traite un volume massif de documents. L’IA assiste dans :

• Analyse automatique des documents entrants : type de sinistre, déclaration, etc.
• Contrôle de la complétude des dossiers : pièces manquantes, doublons.
• Rattachement automatique au bon dossier client/contrat.
• Recherche intelligente pour retrouver des informations spécifiques (ex : sinistres liés à l’habitation en janvier 2024).
• Synthèse de sinistre automatisée pour accélérer l’indemnisation.
• Génération de rapports automatisés pour suivi opérationnel et audits réglementaires (ex : ACPR, RGPD).

Résultat : gain de temps pour les gestionnaires, amélioration de l’expérience client et respect des exigences réglementaires.

Arondor intervient auprès de plusieurs acteurs du secteur assurantiel pour automatiser ces processus grâce à des solutions de GED augmentée, intégrant analyse documentaire, contrôles de complétude, génération de réponses client et tableaux de bord réglementaires.

Dans chacun de ces cas d’usage, l’IA ne remplace pas les professionnels, elle les assiste intelligemment. Elle permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines, d’améliorer la qualité des données et de renforcer la conformité. En somme, elle transforme la GED en un outil métier stratégique, adapté aux spécificités de chaque secteur.

IV. Les Bénéfices de l’IA en GED et ses limites

Les avantages

L’intégration de l’intelligence artificielle dans les solutions de gestion documentaire offre aujourd’hui des bénéfices tangibles, dans tous les secteurs d’activité :

Gain de temps et réduction des erreurs humaines
L’automatisation des tâches répétitives permet de libérer du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée, tout en réduisant les risques liés aux erreurs de saisie, oublis ou mauvaises interprétations.

Amélioration de la productivité des entreprises
Avec des moteurs de recherche avancés, la génération de synthèses, modèles de réponse et documents personnalisés, les équipes deviennent plus efficaces, avec des cycles de traitement plus courts et des délais de réponse accélérés.

Conformité accrue avec les réglementations
L’IA aide à respecter les obligations réglementaires : contrôle de la conservation des documents, détection de données personnelles (RGPD), application de règles spécifiques (ISO 27001, HDS…), et génération de rapports de conformité. Elle devient un allié précieux dans la gestion du risque documentaire. Les équipes Arondor ajustent chaque projet aux exigences réglementaires du secteur (santé, finance, secteur public) tout en assurant une gouvernance robuste des contenus.

Les défis

Malgré ses atouts, l’IA dans la GED présente aussi des défis :

Erreurs possibles dans l’analyse et le classement
Les modèles d’IA peuvent se tromper, notamment pour des documents ambiguës ou mal formatés. Une supervision humaine est donc nécessaire pour les documents sensibles.

Traitement difficile des documents dégradés ou manuscrits
Les documents de mauvaise qualité (scans flous, photos, manuscrits) peuvent poser problème à l’IA, qui peut mal interpréter certaines informations.

Investissements initiaux importants
L’intégration de solutions d’IA dans une infrastructure GED nécessite un investissement pour la formation, la mise à niveau des systèmes et la gouvernance de la donnée, imposant une stratégie de transformation digitale.

Portée fonctionnelle limitée à la GED
Bien que puissante, l’IA dans la GED est souvent confinée à ce domaine. Cela peut freiner dans des environnements où l’information est répartie sur plusieurs systèmes (ERP, CRM, etc.). L’IA d’entreprise, capable de traiter des informations quel que soit leur support, permet de connecter les données et d’offrir une vue unifiée de l’ensemble de la connaissance organisationnelle.

Il est essentiel de superviser le bon fonctionnement de ces outils tout en sachant qu’une IA plus globale est en développement.

Conclusion : perspectives d’évolution et tendances futures

La gestion électronique de documents, longtemps cantonnée à l’archivage et à la recherche basique, entre aujourd’hui dans une nouvelle ère, portée par l’intelligence artificielle nativement intégrée et la fusion des écosystèmes d’information.

Vers une intégration native de l’IA dans les GED

Les futures plateformes de GED ne seront pas simplement « compatibles IA » : elles seront nativement conçues autour de l’intelligence artificielle.

Cela signifie :

• Une recherche documentaire augmentée, à la fois générale (mots-clés, dates, métadonnées) et contextuelle (“retrouve les contrats similaires à celui-ci”, “résume ce dossier RH pour le manager”).
• Une compréhension du contenu en langage naturel, permettant aux utilisateurs d’interagir avec la GED comme avec un assistant (“Quelles pièces manquent au dossier de sinistre 54837 ?”).
• Une navigation intelligente par intention, qui suggère des documents ou actions selon le contexte d’utilisation.

Des plateformes comme Docuware adoptent déjà cette logique d’IA native dans leur offre cloud, tandis qu’Alfresco permet une intégration fine avec des assistants conversationnels ou des modèles de langage. Uxopian, quant à lui, joue un rôle d’accélérateur d’innovation en co-développant des cas d’usage métier où l’IA devient copilote documentaire.

L’utilisateur n’a plus à chercher l’information : l’information vient à lui, triée, résumée, prête à l’emploi.

Arondor conçoit et déploie aujourd’hui ce type d’interface intelligente avec ses partenaires technologiques.

Notre force ? Une expertise technologique pointue, des partenaires leaders du marché, et surtout une envie forte d’avancer avec vous vers l’avenir de la gestion documentaire, afin d’offrir des expériences utilisateur fluides, intuitives et centrées sur les usages métiers.

Ouverture des données GED à d’autres systèmes d’IA

La GED ne sera plus un silo. Demain, les données documentaires seront fédérées, exposées et interconnectées avec d’autres briques de l’architecture numérique de l’entreprise. 

En effet, la GED évolue pour devenir un élément central interconnecté dans l’écosystème numérique de l’entreprise, avec une interopérabilité avec les SIRH, ERP, CRM et autres outils. Les documents seront accessibles par des agents conversationnels, assistants IA et copilotes, rendant l’ensemble de l’écosystème plus intelligent. De plus, la GED pourra alimenter des analyses prédictives, comme l’anticipation de risques contractuels ou la détection de tendances RH.

L’IA générative permet aussi des actions contextualisées : suggestions automatiques de réponses, préparation de documents adaptés, alertes en cas d’anomalie ou incohérence, et une interface de copilotage. Le collaborateur sera assisté par une IA qui comprend les dossiers et propose des actions adaptées, rendant la gestion documentaire plus proactive et intelligente.

En résumé…

Les tendances futures montrent que l’IA transforme la GED en un outil de pilotage opérationnel, intelligent et proactif. C’est une évolution stratégique pour les entreprises qui veulent réduire la charge administrative, améliorer la qualité des décisions, offrir une expérience utilisateur fluide et créer une continuité informationnelle entre les outils

La GED de demain ne gérera pas seulement les documents. Elle pilotera les usages.

Chez Arondor, nous ne nous contentons pas d’intégrer des solutions GED : nous vous accompagnons dans la révolution de vos processus grâce à l’IA. Classification automatique, indexation fine, extraction de données contextuelles… Nos solutions intelligentes, en partenariat avec des leaders du marché comme Docuware, Hyland, Box, IBM ou encore Uxopian, vous permettent de réduire les erreurs, gagner du temps et optimiser la gestion documentaire.

Notre approche agile et collaborative vous garantit une solution GED sur mesure, parfaitement adaptée à vos enjeux métier.

Envie de moderniser votre gestion documentaire ? Contactez nos experts Arondor pour découvrir comment l’IA peut transformer vos processus et vous rendre plus performant.

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