Cas d’usage
BPM et Instruction automatique des demandes de subvention APA
Déployer une plateforme automatisée de gestion des processus pour instruire les demandes APA (Aide aux Personnes Âgées).
Domaine
Secteur
Métier(s)
Enjeux business
Cette collectivité territoriale est une personne morale de droit public distinct de l’État, bénéficiant à ce titre d’une autonomie juridique et patrimoniale.
Dans le domaine de l’aide sociale – forme légale d’assistance – le Conseil Départemental a pour compétences principales :
- La protection de l’enfance, dont la protection maternelle et infantile, l’aide sociale à l’enfance et la prévention spécialisée,
- L’insertion des personnes en difficulté, RSA (Revenu de Solidarité Active),
- L’aide aux personnes handicapées et âgées,
- La prévention sanitaire.
Depuis la loi du 13 août 2004, relative aux libertés et aux responsabilités locales, le secteur de l’action sociale (programme de santé, suivi d’un schéma de gérontologie,…) ainsi que celui du logement (FSL – Fonds de Solidarité pour le Logement,…) se sont développés.
Dans le cadre de son programme de transformation numérique, notre client souhaite déployer une plateforme automatisée de gestion des processus pour instruire les demandes APA (Aide aux Personnes Âgées).
Avant
Un processus de prise en compte des nouvelles demandes des personnes âgées en perte d’autonomie pouvant bénéficier d’une aide financière, devenu obsolète.
Les informations en provenance des demandes email et les pièces justificatives adressées par l’usager ne sont pas intégrées dans l’application métier Genesis.
Après
Les demandeurs d’APA remplissent le formulaire sur le site web.
Les informations sont validées et extraites puis envoyées directement dans l’application et traitées.
Les dossiers sont traités directement et automatiquement.
Moyens mis en oeuvre
- Réception automatique des demandes et des documents.
- Extraction, validation des données et téléchargement des pièces jointes.
- Prise en charge par le robot RPA Kofax qui va récupérer les données et les pièces jointes pour commencer le processus de traitement de la demande APA.
- Appels via un robot à l’agent Automation Device (AD), installé sur le serveur applicatif.
- Simulations via le dispositif d’automatisation (AD) des tâches effectuées par un utilisateur en prenant le contrôle sur l’application, afin de saisir les informations récupérées à partir des mails.
- Envoi des rapports de traitement.
Bénéfices
Optimisation des temps de traitement.
Amélioration des contrôles.
Satisfaction des utilisateurs sur la prise en charge des demandes APA.
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