Cas d’usage
Bulletin de paie numérique et dématérialisé
Dématérialiser les processus RH et les flux documentaires pour mieux capitaliser sur l’humain.
Domaine
Secteur
Métier(s)
Enjeux business
Dans un contexte «tout numérique», la dématérialisation des processus RH est une priorité.
Les enjeux s’articulent autour des principes clés : rapidité, réduction des coûts, sécurité et conformité.
De nombreux documents de la vie du salarié doivent être garantis de façon dématérialisée ; la gestion des documents RH est 100% électronique : formulaires d’entretien, contrats de travail, bulletins de paie numériques, etc.
Avant
Le parcours du salarié n’était pas centralisé et il était difficile de le tracer.
Les données n’étaient pas harmonisées avec peu de partage d’informations et un prix de décision difficile.
La protection des données du salarié n’était pas garantie et dispatchée : SI, Drive, dossiers, boîte mail… etc.
Le chantier de dématérialisation des bulletins de paie restait bloqué à l’état de projet.
Après
L’ensemble des documents RH sont enregistrés dans une armoire numérique centralisée et consultable : échanges d’e-mails, candidatures, CV, diplômes, notes de frais, arrêts maladie… etc.
Les données des candidats sont transmissibles facilement.
Les processus de validation sont automatisés via des workflows.
Les bulletins de paie, dématérialisés, sont envoyés à l’ensemble des salariés dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données.
Moyens mis en oeuvre
- Documents centralisés sur une plateforme de gestion électronique des documents (GED).
- CVthèque numérique et numérisation des bulletins de paie.
- Portail de formulaires accessibles aux collaborateurs : demande de congés, fiche plannings, attestations, notes de frais… etc.
- Rappels à échéance et notifications automatisées.
- Création de modèles automatiquement remplis avec les informations d’un collaborateur : badge, contrat, courriers, bulletins de salaire dématérialisés, documents officiels, etc.
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Bénéfices
Meilleure qualité des conditions de travail.
Meilleure productivité du service des ressources humaines.
Sécurisation des données des employés grâce au bulletin de paie numérique.
Les enjeux de la dématérialisation des processus RH et bulletins de paie numériques
La dématérialisation des bulletins de paie et de l’ensemble des documents d’entreprise, couplée à la gestion électronique de ces documents, ouvre de formidables opportunités aux entreprises. Réallocation des ressources humaines sur le cœur de métier, gain en productivité, en confort et en fiabilité, et plus généralement amélioration de l’ensemble des process métiers au sein de l’entreprise. De tels chantiers doivent cependant prendre impérativement en compte les différentes obligations et réglementations applicables au traitement des données par les entreprises.
C’est pourquoi les technologies utilisées par Arondor, que ce soit pour la mise en place de bulletins de paie numériques ou pour la mise en place d’une solution de GED en mode SaaS, sont déployées après une étude préalable complète, qui permet de faire un état des lieux complet de l’environnement initial, des enjeux et des contraintes à lever pour l’entreprise.
En matière d’optimisation des processus RH grâce aux outils de dématérialisation et au traitement automatisé des données, les possibilités d’intervention sont aussi nombreuses que variées : du bulletin de paie dématérialisé à la mise en place d’outils spécifiques pour garantir la conformité de la gestion RH d’une entreprise aux obligations imposées par le RGPD, en passant par l’automatisation intelligente pour améliorer la qualité de l’onboarding, tous les domaines des RH et tous les enjeux sont concernés.
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