Cas d’usage
Plateforme ECM pour les OPCO
Traiter les demandes de formation professionnelle continue.
Domaine
Secteur
Métier(s)
Enjeux business
L’OPCO a pour mission de contribuer au développement de la formation professionnelle continue, informer, sensibiliser et accompagner les entreprises dans l’analyse et la définition des besoins en matière de formation professionnelle.
Son rôle consiste également à participer à l’identification des compétences et des qualifications mobilisables au sein de l’entreprise et à la définition des besoins collectifs et individuels au regard de la stratégie de l’entreprise. Elle doit prendre en compte les objectifs définis par les accords de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, s’assurer de la qualité des formations dispensées, notamment en luttant contre les dérives thérapeutiques et sectaires.
Avant
La solution de stockage présentait des problèmes d’optimisation liés au nombre et à la variété de documents gérés.
Les besoins de conserver les demandes de formation, factures, fiches clients sur une durée réglementaire étaient mal couverts.
Pas de vision d’ensemble sur l’environnement technique ainsi que la gestion des contenus documentaires.
Des plateformes sous dimensionnées et plus adaptées.
Après
La Gestion Electronique de Documents est utilisée à sa juste valeur et couplée à la solution de dématérialisation qui a permis la compression des documents en amont.
Les recherches de documents sont plus simples, fiables et permettent un gain de temps.
La visualisation des documents volumineux et tous formats se fait de façon transparente et performante dans la GED.
Les plateformes sont surveillées, fiables et performantes.
Moyens mis en oeuvre
- Refonte et mise en place d’une véritable architecture technique et applicative avec les meilleures pratiques Arondor.
- Redimensionnement de l’outil GED.
- Optimisation de l’existant et des solutions déjà acquises : Kofax et Alfresco.
- Optimisation du dialogue entre les différentes applications métier via la mise en place de l’outil d’ETL Fast2.
- Redimensionnement et optimisation des zones de stockage.
Bénéfices
Meilleure adéquation entre les besoins et la qualité des formations dispensées.
Délais diminués dans le traitement des demandes.
Conformité réglementaire assurée.
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